Ich möchte …
… einen neuen Reparatur- oder Serviceauftrag Schritt für Schritt anlegen – mit Kunde, Objekt, Leistungen, optionaler Planung und Übergabe an den Kunden.
Bevor du startest
- Du bist als Werkstatt-Inhaber oder Mitarbeiter angemeldet.
- Das Auftragsmodul ist für deine Werkstatt aktiviert (sonst fehlt der Knopf Neuer Auftrag).
- Dein Tarif hat noch freie Aufträge im laufenden Monat (sonst erscheint ein Hinweis oben im Assistenten).
- Für Gastkunden ohne App-Konto brauchst du normalerweise Telefonnummer und E-Mail. Alternativ kannst du einen Kunden ohne E-Mail und Telefonnummer anlegen (Zugang per Benutzername und Passwort).
So geht’s
Auftrag starten
- Tippe unten in der Navigationsleiste auf Aufträge.
- Stelle sicher, dass die Tafel-Ansicht aktiv ist (Kachel-Symbol oben rechts in der Titelleiste).
- Tippe auf Neuer Auftrag: auf dem Handy unten rechts als schwebender Knopf, im Browser oben rechts in der Leiste links neben dem Liste/Tafel-Umschalter.
- Der Assistent Neuer Auftrag öffnet sich. Oben siehst du einen Fortschrittsbalken mit sechs Schritten. Links oben schließt du mit dem X; in späteren Schritten führt der Pfeil zurück.
Schritt 1: Kunde
- Unter Kunde siehst du das Suchfeld Kunde suchen. Gib Name, Telefon oder E-Mail ein, um die Liste einzugrenzen.
- Wähle einen bestehenden Kunden per Radio-Knopf in der Liste – oder tippe darunter auf Neuen Kunden anlegen.
- Beim Anlegen trägst du Vorname, Nachname, Telefonnummer, E-Mail und optional Adresse ein. Tippe auf Kunden speichern. Mit Abbrechen kehrst du zur Suche zurück.
- Für datenschutzsensible Kunden: Tippe auf Kunde ohne E-Mail und Telefonnummer anlegen — Telefon und E-Mail werden optional. Nach dem Speichern erhältst du Benutzername und Passwort zum Teilen.
- Tippe unten auf Weiter, sobald ein Kunde ausgewählt ist.
Schritt 2: Auftragstitel und Objekt
- Im Schritt Auftragstitel und … (Objektbezeichnung deiner Branche) trägst du unter Titel den Auftrag ein, z. B. „Bremsen wechseln“. Vorschläge aus Aus bisherigen Aufträgen kannst du per Chip übernehmen.
- Darunter legst du das Objekt fest: Wähle ein bestehendes Objekt des Kunden – oder fülle die konfigurierten Objektfelder aus (z. B. Marke, Modell, Kennzeichen).
- Tippe auf Weiter, wenn Titel und Objekt ausgefüllt sind.
Schritt 3: Teile und Positionen
- Unter Teile und Positionen fügst du Leistungen und Material hinzu. Tippe auf Position hinzufügen.
- Im Dialog trägst du Bezeichnung, Menge und Einzelpreis ein und bestätigst. Bestehende Positionen bearbeitest du mit dem Stift-Symbol, löschst du mit dem Papierkorb.
- Unten siehst du Netto, MwSt. und Brutto – Positionen sind optional, du kannst auch ohne Positionen fortfahren.
- Tippe auf Weiter.
Schritt 4: Annahme & Zuweisung
- Unter Annahme & Zuweisung dokumentierst du den Zustand. Im Bereich Unterschrift Kunde kann der Kunde unterschreiben, falls deine Werkstatt das verlangt.
- Darunter wählst du unter Zuständig einen Mitarbeiter – oder Noch nicht zuweisen.
- Hinweis unter dem Formular: Fotos kannst du nach dem Anlegen im Auftrag unter Anhänge hochladen.
- Tippe auf Weiter.
Schritt 5: Planung
- Unter Planung legst du optional ein Geplantes Reparaturdatum fest. Tippe auf den Datums-Knopf (Noch kein Datum gewählt oder das gewählte Datum).
- Wähle im Kalender ein Datum. Mit Datum entfernen nimmst du die Planung wieder zurück. Mit gesetztem Datum wird der Auftrag direkt als Geplant angelegt.
- Aktiviere die Checkbox … abgegeben, wenn das Objekt schon in der Werkstatt ist (grüner Punkt auf der Auftragskarte).
- Tippe auf Weiter.
Schritt 6: Vorschau und Speichern
- Unter Vorschau prüfst du Titel, Kunde, Objekt, Positionen und Zuständig.
- Tippe unten auf Auftrag anlegen.
- Nach dem Speichern erscheint die Übergabe-Ansicht Auftrag übergeben mit QR-Code, Link, Auftragscode (10 Ziffern) und optional E-Mail-Hinweis für den Kunden. QR-Code und Link enthalten den Auftragscode, damit der Kunde den Auftrag nach dem Verbinden sicher öffnen kann. Wurde der Kunde ohne Kontaktdaten angelegt, siehst du zusätzlich die Kachel App-Zugang für den Kunden mit Benutzernamen und Passwort (oder einen Hinweis auf die Kundenakte). Tippe auf Fertig oder Auftrag öffnen, um ins Detail zu wechseln.
Das Ergebnis
- Der Auftrag erhält eine Werkstatt-Auftragsnummer und erscheint auf der Auftragstafel in der passenden Status-Spalte.
- Mit Planungsdatum landet er in Geplant; ohne Datum typischerweise in der ersten Spalte (z. B. Angenommen).
- Der Kunde kann per App, Link oder E-Mail informiert werden, wenn Kontaktdaten hinterlegt sind.
- Du kannst den Auftrag sofort in der Detailansicht weiterbearbeiten.
Häufige Fragen
Kann ich den Assistenten abbrechen?
Ja. Mit X links oben im ersten Schritt oder mit Zurück verlässt du den Assistenten. Ungespeicherte Eingaben gehen verloren.
Warum fehlt der Knopf „Neuer Auftrag“?
Prüfe, ob das Auftragsmodul in den Werkstatt-Einstellungen aktiviert ist und ob dein Tarif noch Aufträge zulässt. Auf dem Handy erscheint der Knopf unten rechts, im Browser oben rechts in der Leiste.
Muss ich Positionen angeben?
Nein. Du kannst Leistungen und Teile auch später im Auftragsdetail unter Positionen ergänzen.
Wie vervollständige ich eine Kunden-Reparaturanfrage?
Offene Anfragen auf der Tafel bearbeitest du über Anfrage vervollständigen – siehe Reparaturanfrage vervollständigen.